Der erste Kontakt ist wohl immer der schwierigste – und das begleitet einen das ganze Leben lang.

• Der erste Freund oder die erste Freundin
• Der erste Tag an der Schule / Uni
• Das erste Bewerbungsschreiben
• Der erste Chef
• Und natürlich der erste Kunde

Die Fragen sind jedes Mal dieselben: Wie spreche ich die Leute richtig an? Wie trete ich auf und was will ich mit meinem Verhalten erreichen?

Bei einem persönlichen Gespräch oder einem Telefonat ist es bereits enorm schwer, jedoch hat man hier wenigstens noch ein Gegenüber, dass einem eine direkte Reaktion gibt und so Zustimmung oder Ablehnung vermittelt. Bei Textnachrichten ist das jedoch ganz anders.

Viele verbringen Stunden damit, die Formulierungen zu wälzen, immer und immer wieder über die E-Mails, Briefe und Nachrichten zu gehen, um ja die richtigen Worte zu finden – schließlich ist es ein geschriebenes Wort, welches nachher vom Gegenüber auf die Goldwaage gelegt werden kann und das Bestand hat – also immer und immer wieder nachgelesen und aufgegriffen werden kann.

Darum soll es im folgenden Abschnitt um die Struktur und einen Leitfaden für den perfekten Erstkontakt mit Messages und E-Mails gehen.

 

Wen schreibt man am besten an?

Viele schreiben entweder den Entscheider selbst oder aber einen seiner Mitarbeiter an, um so einen Kontakt hergestellt zu bekommen. Auch wenn dies zunächst nach einer der naheliegendsten Lösungen aussieht – Ist sie nicht effektiv.         

Wenn man das Szenario im Kopf einmal durchgespielt, fällt einem ziemlich schnell auf, dass der Entscheider sich zum einem oftmals einer höheren Hierarchieebene gegenüber rechtfertigen muss und zum andern meist selbst ausreichend viel zu tun hat und sich nicht zusätzlich um neue Angebote kümmern möchte, wenn er nicht zufällig gerade auf der Suche nach einem entsprechenden Angebot ist.

Daher ist eine interessante Strategie, sich direkt an die höhere Hierarchieebene zu wenden, diese zu überzeugen und so eine Abwärts-Empfehlung zu bekommen. Dadurch ist der eigentliche Entscheider von vornherein durch seinen Chef vorgewärmt und wird sein Tunlichstes daran legen sich mit Ihnen abzustimmen.

Natürlich ist es nicht immer möglich, eine Hierarchieebene nach oben zu wandern und dort die ersten Nachrichten zu platzieren, jedoch sollten Sie diesen Schritt immer im Hinterkopf behalten, denn diese Chancen haben ein hohes Potenzial vom Lead zum Kunden zu werden.

Wie erstellen Sie nun aber die perfekte E-Mail?

Betrachten wir alle drei Abschnitte einer Mail:

Der perfekte Betreff einer Verkaufs-Mail

Für den perfekten Betreff lassen sich ein paar generelle Richtlinien aufstellen, die dabei helfen sollen, den Kontakt überhaupt zum Öffnen der E-Mail zu bewegen.

• Verwenden Sie wenn möglich den Namen der Kontaktperson
• Seien Sie so spezifisch und individuell wie möglich
• Wenn es zu sehr nach Werbung klingt, dann klingt es zu sehr danach – seien Sie natürlich und kein verkrampfter Verkäufer
• Probieren Sie Fragen in dem Betreff zu formulieren
• Die E-Mail muss auf den Betreff abgestimmt sein – Vertikale Logik beachten

 

Klassische Betreffzeilen, die hohe Opening-Rates erzielen, sind zum Beispiel:

• Kurze Anfrage
• Kontaktaufnahme – “Ihr Name”
• “Name des Ansprechpartners / der Firma”
• “Name der Kontaktperson” suchen Sie noch “angebotene Lösung”

Der perfekte Inhalt einer Sales-Mail

Wenn Sie versuchen über die höhere Hierarchieebene zu kommen, empfiehlt es sich durch einen einfachen Schritt zwei Fliegen mit einer Klappe zu schlagen.

Oftmals sind die Chefs unserer Zielpersonen nicht über alles im Bilde, was passiert, insbesondere, wenn es sich um Probleme handelt. Da Sie aber auch kein Blame Game starten möchten – schließlich ist das Ziel ja etwas zu verkaufen – müssen Sie gegebenenfalls, das Problem etwas abstrahieren oder auf die Ebene heben, in der der Chef sich damit auskennt:

 

Betreff:

Herr/Frau “Name der Kontaktperson” könnten Sie mir weiterhelfen?

Inhalt:

Sehr geehrter Herr “Name der Kontaktperson”,

 

bitte entschuldigen Sie die Störung. Könnten Sie mir sagen, wer für “Das größte Problem des Chefs, das mit unserem Angebot zusammenhängt” verantwortlich ist und wie ich die betreffende Person erreichen kann?

Mit freundlichen Grüßen,

“Name”

 

Was zunächst sehr oberflächlich und 2stumpf” wirkt (und mit Sicherheit auch ist), kann gerade bei Entscheidungsträgern sehr gut ankommen, da es wenig Zeit in Anspruch nimmt und die eigentliche Arbeit nachher nicht bei ihr oder ihm selbst liegt, sondern bei der verantwortlichen Person. Zusätzlich liegt dem Chef selbst etwas daran, dieses Problem zu lösen, da es bei ihm/ihr selbst auf der Agenda steht und somit für den jeweiligen persönlichen Erfolg von Relevanz ist.

Beim Anschreiben des direkten Kontakts selbst sollte die E-Mail anders gestaltet werden. Dabei ist der Fokus eher auf das Problem und vor allem die Lösung zu legen.

 

Inhalt:

Sehr geehrter Herr “Name der Kontaktperson”,

 

hoffentlich ziehen Sie aus dieser E-Mail einen Mehrwert.

Ich wollte Sie kontaktieren, da “Grund des Anschreibens – am besten hier auch kurz und prägnant das Problem darstellen”.

“Name deines Unternehmens” hat eine Lösung aufgesetzt, welche sich im speziellen auf “Problem nochmals kurz benennen” fokussiert hat.

Im Detail können wir die folgenden Vorteile/Lösungen erzielen:

• Vorteil / Lösung 1
• Vorteil / Lösung 2
• Vorteil / Lösung 3

Haben Sie Interesse daran zu erfahren, wie wir diese Lösungen bei Ihnen implementieren können?

Lassen Sie uns am besten einmal kurz dazu telefonieren. Wann passt es Ihnen besser – vormittags oder nachmittags?

Mit den besten Grüßen,

“Name”

 

Wichtig bei der zweiten Variante ist es, kurz und knapp die Vorteile herauszuarbeiten, die das Produkt/ die Lösung gerade für den Zielkontakt mit sich bringt.

Zudem wird am Ende durch die erste Frage eine „Ja-Atmosphäre“ erzeugt. Wer würde denn nicht “Ja” denken, wenn alle Punkte ihn überzeugt haben?

Durch die abschließende Frage der Nachricht, welche gleichzeitig auch der Closing Satz dieser Mail ist, wird die sogenannte Reaktanz* vermieden. Die Frage ist nicht mehr ob, sondern durch den Nebensatz vielmehr wann man telefonieren will.

Durch die vorher erzeugte „Ja-Atmosphäre“ wird der Reflex zu einem Telefonat „Nein” zu sagen zudem noch reduziert.

 

In diesem Sinne – an die Tastaturen und Feuer frei.

 

*Unter Reaktanz versehet man eine komplexe Abwehrreaktion, die als Widerstand gegen äußere oder innere Einschränkungen aufgefasst werden kann. Reaktanz wird in der Regel durch psychischen Druck ausgelöst. Reaktanz wird oft auch als der typische Reiz des Verbotenen beschrieben, da das Individuum eine Empfehlung oder einen Vorschlag direkt ausschlägt.

Ein klassisches Beispiel ist ein Kind, dem man empfiehlt sich eine Jacke anzuziehen, da es kalt ist und das darauf hin trotzig die Jacke zuhause lässt.
Reaktanz gilt es zu vermeiden, da im Falle einer solchen Reaktion, die unterbewusst in jedem von uns schlummert und nur darauf wartet durchzubrechen, das Verkaufsgespräch ein jähes Ende nimmt.